¿CÓMO ORGANIZAR TUS TAREAS? ASÍ DE FÁCIL

¿Realmente no tienes tiempo o lo que te ocurre es que no sabes organizarte? ¿Quieres saber cómo organizar tus tareas de una forma fácil y eficaz? Quédate a leer el post y saldrás de dudas.

No se a tí, pero a mí me pasa que muchas veces me paso el día haciendo mil y una tareas y cuando llega la noche me quedan aún otras mil por hacer. Pero en ese momento, si soy sincera conmigo misma y analizo las horas pasadas, me doy cuenta que he hecho muchas cosas…innecesarias, me he dejado llevar por lo fácil, lo divertido, he evitado lo tedioso o me he dedicado a cosas que no eran de mi incumbencia. He tenido el tiempo necesario pero lo he malgastado por no saber priorizar lo importante.

Por eso, si te suele ocurrir como a mí, o simplemente sientes que te faltan horas del día, hoy te hablo de un sistema de Toma de Decisiones, la matriz de Eisenhower, que te ayudará a optimizar tu tiempo al 200%, ya que el 90% de las veces en la que no sabemos o no podemos aprovechar ni organizar bien nuestro tiempo es por no haber tomado la decisión correcta en cuanto a qué hacer primero o cuando hacer determinada cosa. Vamos a verlo en más profundidad

“Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante.” Dwight Eisenhower.

Con este método de Eisenhower, vamos a crear una matriz con dos parámetros en base a los cuales mediremos las tareas: la Urgencia y la Importancia. Y cada uno de estos parámetros oscilarán en dos niveles opuestos, Si es y No es, o para verlo más claro, Muy o Mucho, y Poco. De esta manera obtendremos cuatro opciones en las que clasificar cada tarea, que son el verdadero corazón del método y el oráculo que va a resolver nuestras dudas a la hora de decidir que tareas hemos de priorizar y cuales podemos dejar para los ratos muertos. La matriz resultante sería una como esta:

Una vez definida la matriz, sólo nos queda hacernos dos preguntas para cada tarea pendiente de realizar. Las preguntas son sencillas, ¿es importante el realizarla? ¿es urgente?. Aquí te debo aclarar que  Importante significa si su ejecución o no ejecución influye en ayudarnos a alcanzar nuestra metas, nuestros objetivos a largo plazo, no se refiere a satisfacer un capricho del momento. Y al preguntarte si es Urgente, lo que has de determinar es si el realizarla o no va a tener repercusiones graves para tí o para alguien, o si por el contrario, puedes realizarla más tarde ya que el resultado va a ser el mismo, nadie va a sufrir gravemente por ello. Por si necesitas una ayuda aclaratoria, te diré que por norma general, las cosas urgentes nos crean una necesidad de actuar para evitar consecuencias no deseadas (enfados, problemas derivados de no hacer esa tarea, fin de tiempos límites, pérdida de oportunidades, etc…)

Por ejemplo, en mi lista de tareas de hoy están entre otras estas 3:

• entregar C.V. en empresa de Formación X.
• comprar unos marcos para colocar nuevas fotos en la habitación de los niños.
• descambiar un pantalón que me compré pequeño (muy optimista yo) la semana pasada.

Entregar el C.V. lo considero importante, ya que es algo con lo que espero cambiar mi vida si consigo ese empleo. No es urgente ya que no responde a ninguna oferta concreta, así que da lo mismo que lo entregue hoy que por ejemplo mañana, aunque es algo que no me gustaría demorar. Así que lo anotaría en la casilla de Importante-No urgente.

Comprar los marcos de fotos no es urgente, no va caerse la habitación por no tener fotos colgadas, ni es importante, está muy mona tal como está ahora, es un capricho que me ha dado para darle un aire primaveral a la casa. Por eso lo encasillaré en No urgente-No importante.

Descambiar el pantalón que me compré hace unos días no es importante, no le necesito de forma vital, pero sí es urgente porque tengo un plazo límite de devolución y entre una cosa y otra se me han ido los días sin darme cuenta. Así que irá a la zona de Urgente-No Importante.

Ahora que tenemos más claro cómo utilizar cada cuadrante, vamos a ver cómo interpretarlos.

Cuadrante 1: URGENTE-IMPORTANTE: Son las tareas que hemos de hacer de INMEDIATO. Son las primeras a realizar y no deberían estar planificadas, sino que deberían ser imprevistos que hayan surgido por el camino, pero la realidad es que suelen ser tareas que han surgido aquí por postergarlas demasiado tiempo o por no planificarlas adecuadamente. Lo ideal es que este cuadrante esté siempre vacío, eso significará que somos unos buenos gestores de nuestro tiempo.

Cuadrante 2: IMPORTANTE-NO URGENTE: son las que nos podemos programar para un momento determinado. Son las cosas que planificamos y realizarlas nos acerca a nuestros objetivos y metas. Este cuadrante es al que debemos prestar toda nuestra atención, en el que debemos poner toda nuestra energía. Son las tareas que hemos de realizar antes que nada, siempre y cuando tengamos el cuadrante uno vacío. El problema de las tareas que asignamos a este cuadrante es que normalmente, las vamos dejando para después hasta que se convierten en urgentes, entonces las realizamos con prisa y no quedan tan bien como nos gustaría ni como debieran. Por eso, lo mejor es hacerlas mientras la urgencia no nos apremia. Son las que programaremos y planificaremos para ejecutarlas correctamente. Este cuadrante es el llamado cuadrante de la Calidad, cuanto más tiempo pasemos realizando tareas de este cuadrante y menos de los demás más satisfechos nos sentiremos con nuestro tiempo. Cuando consideres algo Importante pero no Urgente, prográmatelo para un momento concreto, apúntalo en la agenda, en el móvil, en el calendario de la cocina, pero hazlo en ese momento que has planificado, no lo dejes para después.

Cuadrante 3: URGENTE-NO IMPORTANTE: aquí se encuadran las tareas que se delegan a terceros de confianza. Las que hay que hacer pero no tenemos porque hacerlas nosotros. En caso de que no se puedan delegar, las haremos rápido para quitarlas de en medio y que no generen estrés, pero siempre las realizaremos cuando el cuadrante 2 esté vacío, ya que si por falta de tiempo se quedasen sin hacer, al no ser importantes no traerían consecuencias graves. Además, el hecho de que no sean importantes hace que no requieren mucha atención, por lo que se pueden hacer rápido. Por lo general, las tareas que incluímos en este cuadrante suelen ser tareas surgidas de las expectativas de los demás, de favores que nos han pedido o a los que nos hemos ofrecido, nos las hemos creado para satisfacer necesidades y prioridades de otros. Así que si encuentras demasiado lleno este área deberías plantearte dar más importancia a tus necesidades que a las ajenas.

Cuadrante 4: NO URGENTE-NO IMPORTANTE: estas tareas directamente se desechan, o se realizan cuando nos sobra tiempo. El problema que tiene este cuadrante es que debemos tener cuidado con las actividades que incluímos aquí, porque suelen ser las que nos gustan y divierten, por lo que perdemos tiempo con ellas. Sólo podemos permitirnos realizar estas tareas cuando el resto de la matriz está vacía. Aquí te vas a encontrar con tus perdiciones y tus ladrones de tiempo más placenteros, como pasarte horas jugando al Candy Crash, fisgonear en Facebook o adormecerte en el sofá viendo Sálvame.

Ahora que tenemos la matriz bien detallada, volviendo a mi ejemplo, lo primero que he de hacer hoy es entregar el C.V. en esa empresa de formación que me puede cambiar la vida laboral, para ello, habré programado en mi agenda la hora a la que he de hacerlo, así no se me pasará ni cambiaré de opinión ante otras actividades que se me puedan presentar. Luego, debería ir a descambiar el pantalón para evitar tener que quedarme con una prenda que no voy a usar (porque el lunes en el que empiezo la dieta es como el horizonte, nunca le alcanzo), y por último, si me sobra tiempo, buscaré unos bonitos marcos para esas fotos chulas que tengo preparadas. ¿A qué te parece un orden lógico?

Además, descambiar el pantalón, como ves, está en el cuadrante de Delegar, por lo que también puedo pedirle a alguien que le venga bien pasar por la tienda que me haga el favor, y tendré casi una hora de ahorro en mi día.

Y ahora te toca hacer los deberes. Coge lápiz y papel y anota todas las cosas pendientes que tienes que hacer, da igual que sean a nivel personal que laboral. Luego vé preguntándote ante cada tarea si es importante y si es urgente para tí. Clasifícalas en el cuadrante que corresponda y…. ¡manos a la obra!

Recuerda que para sentir que dominas realmente tu tiempo y tu vida, has de procurar tener el cuadrante 1 limpio como los chorros del oro.

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¡Nos vemos la próxima semana!