10 CONSEJOS PARA ORGANIZAR MEJOR NUESTRO TIEMPO (parte 1)

Hay quien nace organizado y quien se pasa la vida a salto de mata, improvisando cada minuto y perdiendo el tiempo en cosas tan simples como decidiendo que tarea es la siguiente que debe hacer. Por eso hoy, vamos a centrarnos en los 5 primeros consejos básicos para que seas del tipo que seas, puedas sacar más provecho a las veinticuatro horas de cada día.

1  Haz listas, de todo. Este trabajo te puede parecer un poco tedioso pero te diré dos beneficios maravillosos que tiene: Una es que anotar todo lo que tienes pendiente por hacer hace que tu mente se relaje, que se elimine el tráfico mental que obliga a tu cerebro a estar constantemente pendiente de recordarlo, a sentirse responsable de que no olvides hacer eso tan importante (o no) que tienes que realizar. Cuando apuntas en una lista la tarea, el pensamiento, tu mente se relaja al saber que ya no lo olvidarás (siempre que no pierdas el papel donde lo anotas, pero ese es otro tema), así que se relaja y el estrés se elimina. Puede que no lo aprecies, pero anotar tus tareas pendientes libera gran parte del estrés diario que soportamos.

La otra ventaja de listar las cosas pendientes es que nos ayuda en la organización, planificación y ejecución de las mismas. Si lo tienes anotado, es mucho más probable que encuentras el momento y la manera de hacerlo que si sólo es un pensamiento en tu ocupada cabecita. Cuando anotamos lo pendiente, hacemos que pase de ser una tarea que “tengo que hacer” a una tarea que “voy a hacer”. Así que ya sabes, anota todo lo que tengas que hacer, todas las tareas pendientes, las ideas que surgen, los recados que te manda tu pareja, las citas… Todo. Puedes hacer una sola lista aunque te recomiendo tener varias en la que clasifiques las cosas por temáticas. Por ejemplo, entre mis listas se encuentran estas: CASA, DESAPRENDE, ASOCIACION, PARA HACER (aquí anoto las cosas que me gusta hacer en esos ratos que voy sacando de robar tiempo al tiempo: desde leer ese libro que me recomendaron hasta los chulísimos DIY que veo en Pinterest). En CASA anoto la lista de la compra (tiene su propia sublista), si tengo que enmarcar esa foto chula de las vacaciones, poner al día las facturas y papeleo que se acumulan en un cajón, recoger algo de la tintorería o terminar el disfraz para la fiesta del cole. Como ves, tareas variopintas que una vez anotadas, ya no se me escapan ni hacen que mi cerebro se estrese al sentirse responsable de recordarlas. Te recomiendo hacer una lista por cada ámbito que tengas en tu vida, por cada rol que desempeñes. Las básicas podrían ser CASA, TRABAJO, ESTUDIOS, HOBBIES, SUEÑOS PENDIENTES, pero esto es una idea. Ahora el número de listas y los títulos les pones tú.

2. Prioriza, dales valor. Una vez elaboradas las listas, analiza las tareas de una en una y vete asignándolas prioridades. Hay muchas y muy diferentes maneras de priorizar, una de las más básicas es clasificarlas en Urgente, Importante o Puede Esperar. Seguro que tú ya tienes tu ranking de prioridades establecido, sólo debes analizar si esas prioridades que asignas, están siendo efectivas.

3. Desarma en pequeños pasos. Hay tareas muy concretas, como por ejemplo “llevar el pantalón a arreglar”, pero otras demasiado abstractas como “preparar las vacaciones de verano”. Son estas más generales las que nos da más pereza afrontar, por muchas ganas que tengamos de irnos de vacaciones, o nos generan dudas porque no sabemos por donde empezar a hacerlo. Por eso, lo que debemos hacer es procesar cada tarea gorda, hacerla más asequible al dividirla en pequeños pasos que nos sean fáciles de ubicar en la agenda, darles su propia prioridad y llevar a cabo con más facilidad. En el ejemplo de “Preparar vacaciones de verano” podríamos descomponerlo en buscar destinos, buscar vuelos, buscar hotel, investigar que ver. Cada vez que realicemos una parte pequeña, la sensación de éxito aumenta al vernos más cerca de la meta general “tener las vacaciones preparadas”, lo que nos ayuda a motivarnos para seguir con el paso siguiente. Recuerda, las tareas demasiado grandes, complejas o abstractas, tendemos a posponerlas e ignorarlas.

Una hora de planificación eficaz ahorra hasta 3 horas de ejecución productiva.

4. Planifica y programa. Planificar es decidir qué vamos a hacer, y cómo vamos a hacerlo. Programar es decidir cuándo vamos a hacerlo, asignar un dia y hora determinado a cada tarea. Para esto, necesitamos retomar la lista del punto 1, valorarla en función de las prioridades que hayamos asignado a cada tarea y comenzar a asignar fechas, horarios y tiempos a cada cosa. Al final de cada día, revisa la lista, tacha lo realizado, reubica lo que no has podido hacer para el día siguiente y añade las cosas nuevas que han podido surgir. Una anotación, si siempre te quedan demasiadas cosas sin hacer, tal vez tengas que valorar que abarcas demasiado, incluso cosas que no te corresponden.

5. Si empiezas algo, termínalo. Si tienes tu lista de tareas priorizadas, planificadas y programadas, ¿por qué empiezas a hacer algo y lo dejas a la mitad? Sí, ya sé que surgen imprevistos, pero de estos ya hablaremos otro día. Hoy me refiero a cómo se nos va el santo al cielo. A cómo por ejemplo, te pones a redactar un informe para el trabajo y sin saber cómo, acabas repasando durante media hora las fotos de la carpeta Despedida Toñi 2012. Nos distraemos con facilidad y dejamos las cosas a medias, lo que hace que al final del día no sólo tengamos las tareas programadas sin terminar, si no que nos hemos añadido más deberes, porque ya te has quedado con las ganas de hacer un álbum digital de esas fotos que tienes almacenadas, te has propuesto empezar la dieta de nuevo para quedarte como en esas fotos de hace 4 años que estabas mucho más delgada y te has prometido a ti misma organizar un viaje con las amigas que bien que te lo mereces, de este año ¡no pasa!. Así que resumiendo: empieza una tarea, concéntrate y termínala. Si por el camino algún distractor maligno requiere tu atención, anota la idea en la lista y al final del día, cuando la revises, búscale un hueco propio según la prioridad que le otorgues.

Y de momento, hoy lo dejamos aquí. En unas semanas hablaremos sobre los 5 tips que nos queda conocer para ser unos grandes organizadores de tiempo y que poco a poco, nos sobren cada vez mas minutos al día.

Mientras, te invito a que eches un vistazo a mi curso “Gestión del tiempo” que comenzará en unas semanas, seguro que puedo ayudarte a que tus días den mucho más de sí.

¡Hasta la semana que viene!